كشف حساب زبون على واتساب في ثوانٍ

الكشف كما يصل الزبون اليوم

يصل كشف حساب الزبون اليوم، في الغالب، رسالةً على واتساب: لقطة من شاشة برنامج الأمين (Al-Ameen) أو غيره، أو ورقة مطبوعة من البرنامج صُوّرت بزاوية على المكتب، أو ملف PDF للزبون تضيق أعمدته على شاشة الهاتف. الأرقام صغيرة، والأسماء مقطوعة، والسطر الأخير خارج الإطار. فتُعاد كتابة الكشف يدويًا في رسالة، فيختلف رقم عن رقم، ويبدأ النقاش.

بعد أسبوع يسأل الزبون مرة أخرى، فيعود من يصدر الفاتورة إلى المكتب، ويفتح البرنامج، ويعيد الطباعة والتصوير من جديد. كشف واحد، ثلاث مرات، ولا نسخة منه يثق بها الطرفان.

الكشف من البرنامج نفسه، بالصور

هذا هو «الكشف»، جزء من النظام الذي نبنيه فوق برنامجك: كشف حساب بالصور، على واتساب بثوانٍ. يخرج من هاتف من يصدر الفاتورة إلى واتساب الزبون، فيقرأه على هاتفه ويحتفظ به. لا يُكتب شيء في البرنامج: كشف المحاسب يبقى الكشف المعتمد، وهذا نسخة مقروءة منه.

يُبنى الكشف من قيود الأمين (Al-Ameen) — أو غيره — كما هي، لا من ورقة أُعيدت كتابتها:

• الفواتير، بتواريخها ومبالغها
• الدفعات المقبوضة، بتواريخها
• الرصيد في أسفل الكشف، كما يظهر في البرنامج
• صورة الصنف على كل سطر، إن وُجدت

متابعة ديون الزبائن: من يدين لك، وبكم، ومنذ متى

الكشف نفسه من جهتك: من يدين لك، بحسب الزبون وبحسب عمر الدين، وما تجاوز 90 يومًا في أعلى القائمة. مثال من قراءتنا لدفاتر موزّع بالشام: 134 زبونًا عليهم مستحقات، و39% من المبلغ المستحق تجاوز 90 يومًا. الرقمان كانا في البرنامج طوال الوقت، ولم يرهما أحد لأن أحدًا لم يُخرجهما.

هذا يعني لك شيئين. القائمة على هاتفك في الصباح، قبل أن يجلس المحاسب إلى مكتبه. وكشف في واتساب الزبون بدل مكالمة. متابعة ديون الزبائن تصبح نظرة إلى قائمة، لا سؤالًا للمحاسب. لا نعد بأن أحدًا يدفع أبكر. نعد بأنك ترى من يدين لك.

بتصير شايف.

ربط برنامج المحاسبة بالواتساب: الكشف يخرج، والطلبات في طابور واحد

الطلبات تصل إلى الشركة ورقًا ورسائل صوتية على واتساب، وكل طلب ينتظر من يفرغ ليُدخله. «الصالة» جزء آخر من النظام: الورق ورسائل واتساب تدخل طابورًا واحدًا لمن يصدر الفاتورة، بترتيب وصولها، فلا يبقى طلب منسيًّا في محادثة قديمة.

للدقة: الصالة تُبنى لكل شركة على حدة، لأن الطلب يصل إلى كل شركة بطريقة مختلفة. و«ربط الأمين (Al-Ameen) بالواتساب» — أو ربط أي برنامج محاسبة بالواتساب — معناه هنا اتجاه واحد: رسائل تُبنى من قيود البرنامج وتخرج إلى واتساب، والكشف أول ما يخرج. لا شيء يعود من واتساب إلى البرنامج من تلقاء نفسه؛ الإدخال يبقى بيد من يصدر الفاتورة.